Schwundbuch – Funktionsliste

Betriebs-Anmeldung

Zugang per Code/Link, Session für Terminal

Onboarding

Ersteinrichtung: PIN, Stammdaten-Grundbestand (auch bei Geführt: Default-Gründe + Warengruppe Allgemein); QR/Teilen für weitere Geräte; Zugangsdaten-Mail erneut senden

Mehrere Bereiche

Im Chef pflegen; je Tarif: Standard 2, Pro 5, Premium unbegrenzt (z. B. Küche, Theke, Lager)

Online-Status

Anzeige Verbindung zum Server — Online-Tool, stabile Internetverbindung erforderlich

Schwundbuchung (Katalog)

Grund → ggf. Person → Warengruppe → Artikel → Menge

Freier Artikel

Ohne Stammdaten-Artikel: Bezeichnung, Einheit, Menge, EK/VK brutto

Personenzuordnung

Pro: optional pro Schwundgrund; Person am Terminal mit PIN, Gruppierung in Auswertung/Export

Zusatztext am Artikel

Optional pro Artikel (z. B. Tagesgericht), im Namen-Snapshot

Bruttopreis überschreiben

Optional pro Artikel am Terminal (EK/VK laut Grund)

Hinweis bei fehlendem Preis

Warnung wenn EK/VK = 0; Buchung mit 0 € möglich

Nummernblock

Menge und Preis; fest sichtbar, nicht abgeschnitten

Schwund-Foto

Ab Pro: Kamera/Datei, max. 150 KB je Buchung; Monatslimit Pro 100, Premium 500

Buchungs-Snapshots

Preise, Namen, Person, Grund zum Buchungszeitpunkt fixiert

Katalog-Vorladen

Stammdaten im Hintergrund für schnelle Auswahl

Storno

Letzte Buchungen des Bereichs stornieren (wenn nicht exportiert)

Handbuch

In-App-Hilfe und PDF-Download

Chef-Bereich öffnen

Schloss-Symbol → PIN für Verwaltung

Betrieb

Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-ID

Schwundgründe

Farbe, aktiv, steuerpflichtig, MwSt, Preisbasis EK/VK, Personenzuordnung, optional nur intern (nicht Steuerberater-Export); Limits je Tarif

Bereiche

Terminal-Bereiche anlegen/ändern, Warengruppen zuordnen

Personen

Mitarbeitende o. Ä. für Terminal-Zuordnung

Warengruppen

Sichtbarkeit Küche/Theke, Farbe, Gründe pro Gruppe deaktivierbar

Artikel

EK/VK brutto, Einheit, MwSt, Farbe, Terminal-Optionen Zusatz/Preis

Einheiten

z. B. kg, Stk, l

CSV-Export/Import

Gründe, Warengruppen, Bereiche, Einheiten, Artikel (Einstellungen oder Export)

PIN-Verwaltung

Chef-Zugang einrichten und nutzen

Auswertungen

Filter Zeitraum, Grund, Warengruppe; Netto/Brutto, Summen

Grafische Auswertungen

Premium: Verlauf, Verteilung nach Grund/Warengruppe, Top-Artikel (Verlust brutto)

Gruppierung nach Person

Bei personenpflichtigem Schwundgrund mit Zwischensummen

Foto-Vorschau

Pro-Plan: Foto zur Buchung anzeigen

Buchung bearbeiten

Vor Export: freie Artikel vollständig, Katalog nur Menge

Storno (Chef)

Mit Pflicht-Begründung, Protokoll-Eintrag

Export-Status

Kennzeichnung exportierter Zeiträume, Sperre für Änderungen

Export PDF

Alle Tarife; Auswertung für Steuerberater (Zeilenlimit bei sehr großen Mengen)

Export DATEV

Premium: EXTF + optional Kassenbuch online + Belegpaket — Formate unter Stammdaten → DATEV

Export CSV

Pro-Plan; inkl. Personen-Gruppierung wenn zutreffend

Export XML

Pro-Plan; strukturierte Buchungsdaten

Export-Vorschau

Daten vor dem endgültigen Export prüfen

Zeitraum-Sperre

Nach Export keine Bearbeitung/Storno mehr im Zeitraum

Backup (.dat)

Verschlüsseltes Vollbackup des Betriebs

Restore

Wiederherstellung aus Backup-Datei

Backup-Erinnerung

Hinweis bei überfälligem Backup

Audit-Protokoll

Buchungen, Änderungen, Exporte, Stammdaten, Backups

Protokoll CSV

Protokoll exportieren

Preisbasis EK/VK

Pro Schwundgrund: Einkaufs- oder Verkaufspreis maßgeblich

Brutto führend

Artikel-Stammdaten EK/VK brutto; Netto abgeleitet

MwSt 7 % / 19 %

Pro Artikel und bei steuerpflichtigen Gründen

Rundung

Brutto pro Einheit gerundet; Gesamt = Menge × Einzelbrutto

Storno in Summen

Stornierte Buchungen fließen nicht in Auswertungs-Summen

Support-Tickets

Anfrage mit Betreff, Kategorie, Text, 1–3 Screenshots; Thread im Chef

Routing

Direktkunde → Plattform; Händler-Kunde → Partnerportal (SLA 2/3 Werktage)

Benachrichtigung

E-Mail bei neuer Antwort; Antworten im Ticket, nicht per Mail

Standard — 9,90 €

2 Bereiche, 5 Gründe; Terminal, Stammdaten, Auswertung, PDF, Backup, Protokoll; Zusatztext & Preis am Artikel

Pro — 24,90 €

5 Bereiche, 10 Gründe, 30 Personen; Personenzuordnung, Fotos (100/Monat), CSV/XML-Export

Premium — 34,90 €

Unbegrenzt Bereiche/Gründe/Personen; grafische Auswertungen; DATEV-Export; Fotos 500/Monat (individuell erhöhbar)